Perencanaan Pameran : Kepanitiaan, Tugas, Rencana Kerja, dan Jadwal Pameran Seni Rupa

Perencanaan Pameran

Pameran Seni Rupa.

Dalam suatu kegiana pameran, tidak akan dapat dilaksanakan oleh satu orang sehingga diperluan adanya sebuah kelompok kerja, dimulai dari merencanakan, mempersiapkan, mengelola, melaksanakan serta mengevaluasi pameran, dan untuk selanjudnya disebut sebagai organisasi kepanitiaan pameran.

Kepanitiaan merupakan salah satu badan atau sekumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam suatu kepanitiaan, bagian yang satu dengan bagian yang lainnya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan sebab apabila salah satu bagian tidak dapat berfungsi, maka akan memengaruhi bagian yang lainnya.

1. Kepanitiaan.

Secara umum, kepanitiaan suatu kegiaan dibagi menjadi 2 bagian yaitu :

Panitia Pengarah / Steering Committee.

Pengarah yaitu panitia yang bertugas memberikan arahan nasihat, dan petunjuk kepada panitia pelaksana dalam menjalankan tugasnya.
Panitia Pelaksana / Organizing Committee.

Pelaksana yaitu panitian yang bertugas melaksanakan segala sesuatu yang berhubungan dengan teknis pelaksanaan dan bertanggung jawab atas kegiatan yang telah direncanakan dari awal hingga akhir.

2. Tugas Kepanitiaan Pameran.

Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing panitia dapat dijabarkan sebagai berikut :

a. Pelindung/penanggung jawab pameran.

Penanggung jawab kegiatan, memberikan nasihat/saran dan pencerahan masalah di lapangan baik kepada pembina/pembimbing ataupun langsung kepada panitia pelaksana pameran.

b. Pembimbing.

Membimbing/memberi masukan atau saran kepada panitia
Bertanggung jawab pula terhadap keberhasilan pameran.

c. Ketua.

Mengordinasi kerja seluruh panitia kerja termasuk sekretaris dan juga bendahara.
Mengetahui dan menandatangani surat-surat dan kesekretariatan.
Bertanggung jawab atas keberhasilan pameran.

d. Sekretaris.

Menyusun dan menyiapkan proposal
Menyiapkan surat-surat keluar
Menyiapkan surat masuk dan surat keluar
Menyiapakan surat-surat izin
Menangani urusan kedalam
Menyiapkan surat-surat untuk panitia

e. Bendahara.

Mencatat dan menyimpan uang masuk
Mengeluarkan uang belanja sesuai dengan prosedur
Membuat administrasi keuangan
membuat laporan keuangan

f. Seksi Acara.

Mengoordinasi para pendukung acara
Menyiapkan susunan acara
Bertanggung jawab atas kelancara acara.

g. Seksi Publikasi.

Menyediakan surat izin pameran
Membuat poster, katalog, spanduk, dan lainnya
Menghubungi pihak-pihak terkait yang perlu diundang
Menginformasikan kepada masyarakat luas

h. Seksi Konsumsi.

Menyusun daftar menu
Menyediakan konsumsi pada saat latihan, pelaksanaan hingga evaluasi
Menyediakan konsumsi untuk tamu undangan
Bertanggung jawab untuk urusna konsumsi.

i. Seksi Dokumentasi.

Mendokumentasikan seluruh kegaitan pameran.

3. Menyusun Rencana Kerja.

Rencana kerja adalah rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dari awal hingga akhir dalam kegaitan pameran. Rencana kerja diperlukan dan disusun dengan maksud agar semua kegiatan dan langkah kerja panitia terprogram dengan baik dan tidak ada sesuatu hal yang terlewatkan. Rencana kerja ini tertuang dalam suatu rumusan yang disebut dengan Proposal.

Proposal adalah rencana kerja yang disusun secara sitematis dan terinci untuk suatu kegiatan yang bersifat formal. Proposal adalah suatu usulsan kegiatan yang perlu dukungan atau persetujuan dari pihak lain. Proposal adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan standar. Proposal ini disusun oleh ketua pelaksana, wakil ketua, sekretaris dan juga oleh bendahara kegiatan, yang disusun berdasarkan pertimbangan, arahan, ataupun petunjuk dari pembina.

4. Menyusun Jadwal Pameran.

Jadwal kerja adalah urutan kegiaan yagn berhubungan dengan waktu pelaksanaan dari suatu rencana kegiatan. Jadwal kegiatan dibuat setelah rencana kerja dari setiap seksi terkumpul. Jadwal kerja tersebut disusun oleh sekretaris yang mengacu pada konsep ketua panitia, dan hendaknya ditulis dan dipasang di ruang panitia agar mudah diketahui, difahami, dan dilaksanakan oleh seluruh panitia.

Perencanaan yang bagus/baik harus sesuai dengan kriteria berikut :